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如何提高团队沟通效率

信息来源:www.cqtzpx.cn | 发布时间:2020年04月21日

  在沟通管理中,有一个“沟通漏斗”原理:是指工作中团队沟通效率下降的一种现象:如果一个人心里想的是100%的东西,当你在众人面前、在开会的场合用语言表达心里100%的东西时,这些东西已经漏掉20%,你说出来的只剩下80%。而当这80%的东西进入别人的耳朵时,由于文化水平、知识背景等关系,只存活了60%。实际上,真正被别人理解了、消化了的东西大概只有40%。等到这些人遵照领悟的40%具体行动时,已经变成20%。三个月后信息衰减得有可能只剩下5%。

  一、避免沟通漏斗的注意事项
1、选择性沟通。时间、地点、人物、事项是其中的四个重点。还有事项的标准、程序、完成时间、检查时间等。
2、多种形式沟通,反复强调。集体沟通、分别沟通、会议沟通、语言沟通、邮件沟通、书面沟通、文件沟通……都是可以选择和组合运用的沟通形式。

  二、多数管理者常犯如下几个错误
1、认为某事已经讲过了,就没有更多沟通的必要了,孰不知多种形式的反复沟通,更利于统一认识,将指令及计划的相关重点深入团队成员内心;
2、认为嘴上讲过了,就没有必要再以书面文件及邮件等形式沟通,孰不知口头的沟通会更多的“左耳进右耳出”,并缺乏书面文件及邮件沟通形式的严肃性、法效感;
3、认为大会上已经讲过了,区别及单独沟通就没有必要了,孰不知每位团队成员的理解力、知识面、技能、问题敏感意识,甚至是所面临的执行环境、执行条件都存在极大的差异,而这些差异正是造成执行力高低不同的重要原因。


4、给下属们一定讨论的机会。每一个有着太多经验的人,心里面都会装着太多的“成见”,你跟他沟通的,和他具体执行的就会因此存在偏差。面对这个问题的时候,我们可以给予适当讨论的机会,明确要点、阐明要求,以让他们以我们指明的方向、要求的速度、规定的标准,行进在正确的执行道路上。
5、节点及关键点沟通。每一项执行计划及指令,都存在它的关键时间节点,以及影响执行成效及成败的关键绩效点,这是管理者们需要强化管控的,其中非常重要的一点就是强化在这些节点及关键点上的沟通。比如,在一个时间节点快来临时,向团队成员强调重点,沟通进度、梳理困扰,给予一定的答疑解惑及其相关支持;在关键点上,沟通执行过程及问题,掌握进度,强调标准与要求。

好的沟通是成功的一半,员工很好的理解管理者想表达的意思,才能更好的执行工作。但是事实是,很多管理者与下属沟通的指令,往往被下属分解得支离破碎,有的甚至完全执行错了方向。当管理者的指令就像沙子一样漏出的时候,最后的执行自然也就落实不下去。

  三、如何高效沟通?
作为管理者要学会区别沟通,从而建立起权责清晰的合作模式和合理的团队目标。

1、了解自己的团队
要想让一个100%的指令尽量得到100%的执行,就必须对团队成员有足够的了解。知道谁具备什么样的技能,了解他们各自的工作经历等方面的东西,用不同的方式跟不同类型的员工沟通,才能更好的配合工作。

2、引导员工沟通
引导员工沟通很重要的一点就是站在团队成员的角度,着重沟通对方能听懂和能执行的那部分,鼓励员工多提出自己的问题,让管理者可以更好的知道哪些地方是员工所不了解的,让沟通更有成效。

管理者善于倾听员工的声音,可以避免工作分配不合理,任务没有执行下去的情况,对于管理者做出正确的决策也是非常有利的。管理者善于倾听不同的声音,可以让团队的沟通氛围更加融洽。

3、多认可员工
管理者在于员工沟通过程中,多认可员工的做法,鼓励他们参与进来,多给员工正向的反馈,可以让员工获得成就感,更好的将任务执行下去。有些时候有了管理者的认可,员工接下来的做法也不会让管理者失望。

沟通就是影响力,沟通就是执行力,管理者及时向执行者提供他们所需要的信息,并在执行中不断进行补充和完善,消除沟通障碍,形成良好的工作氛围,有利于任务更好地执行下去。

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